Mehr Zeit für Menschen

Die digitale Transformation einer Pflegeinrichtung für Menschen mit Demenz.

Mehr Zeit für Menschen

Die digitale Transformation einer Pflegeinrichtung für Menschen mit Demenz.

Die Aufgabe

Die Aufgabe bestand aus 2 Arbeitspaketen:

  1. Zunächst sollte U-CI als branchenfremde Beratung, im Rahmen einer Potenzialanalyse, die Prozesse und Abläufe des Hauses analysieren. Ziel der Potentialanalyse war die Effizienzsteigerung aller Prozess-Beteiligten und somit mehr Zeit für die Bewohner..
  2. Das Ergebnis der Potentialanalyse war ein großes Defizit im Hinblick digitaler Prozesse. Daraus ergab sich das zweite Arbeitspaket zur Digitalisierung des HealthCare Bereichs mit der Entwicklung und Einführung eines grundlegend neuen IT-Systems.

Das Heim ist auf die Betreuung von Menschen mit Demenz spezialisiert, beschäftigt über 300 Mitarbeiter und betreut 160 Bewohner.

Die Lösung

Prozessoptimierung und Digitalisierung bringen die Entlastung für Pflegepersonal und Management

Auf Grund einer fehlenden IT-Infrastruktur wurde zunächst ein Lastenheft erstellt, welches umfassend die Anforderungen an die IT-Werkzeuge für die digitale Transformation beschreibt.
Dazu wurde ein Projekt-Team gebildet: aus Heimleitung, Projektleitung intern und extern (U-CI) sowie einem Programmierer und einem Spezialisten für visuelles und interaktives Softwaredesign (Form folgt Funktion) besteht. Es fanden von Beginn an Workshop- und Statustermine zur Einbindung aller Beteiligten und zukünftigen Nutzer statt, damit die IT nicht nur der Geschäftsführung, sondern auch dem Pflegepersonal einen Mehrwert bietet. Nach einem Screening des Marktes im europäischen Vergleich konnten wir feststellen, dass es keine Software gibt, auf die wir zurückgreifen konnten. Ein Programmier-Team aus dem U-CI Netzwerk übernahm die Realisation des IT-Projekts. Konzeption, Projektsteuerung, Programmierung – alles aus einer Hand.
Die Umsetzung erfolgte im agilen Projektmanagement: als erstes wurde das Intranet entwickelt und parallel dazu die ersten Apps (Essen, Bewohner, Anlässe, Technischer Dienst usw.) erstellt und eingeführt. Durch aktive Einbindung der Mitarbeiter und deren Engagement wurde auch die Optimierung schnell durchgeführt.

IT-Anforderungen und Realisierung:

Entwicklung eines Intranets, in dem alle heutigen und zukünftigen IT-Werkzeuge in Form einer App aufgerufen werden:

a. Mobile first – ansprechend intuitiv und einfach zu bedienen

b. Kommunikations- und Informationszentrum für alle

c. Erweiterbar bis zur vollständigen Digitalisierung des Heimes und elektronischen Begleitkarte

d. Entwicklung eines neuartigen Wissensmanagement im Heim

e. Einbindung einer neuen Software für Pflege-Dokumentation

Das Ergebnis

  • Stabile, Flexible, effiziente und wirtschaftliche Abläufe
  • Zufriedene und engagierte Mitarbeiter
  • Transparenz und Daten, welche zur Weiterentwicklung des Heimes genutzt werden können
  • Offen für weitere Entwicklungen und die elektronische Bewohner- und Patientenakte

Das vorgegebene Ziel – Mehr Zeit für die Bewohner – wurde erfüllt!

30 %

Reduktion der Überstunden

25 %

Zeitgewinn durch optimierte Prozesse

75 %

Akzeptanz in der Belegschaft