Auf Grund einer fehlenden IT-Infrastruktur wurde zunächst ein Lastenheft erstellt, welches umfassend die Anforderungen an die IT-Werkzeuge für die digitale Transformation beschreibt.
Dazu wurde ein Projekt-Team gebildet: aus Heimleitung, Projektleitung intern und extern (U-CI) sowie einem Programmierer und einem Spezialisten für visuelles und interaktives Softwaredesign (Form folgt Funktion) besteht. Es fanden von Beginn an Workshop- und Statustermine zur Einbindung aller Beteiligten und zukünftigen Nutzer statt, damit die IT nicht nur der Geschäftsführung, sondern auch dem Pflegepersonal einen Mehrwert bietet. Nach einem Screening des Marktes im europäischen Vergleich konnten wir feststellen, dass es keine Software gibt, auf die wir zurückgreifen konnten. Ein Programmier-Team aus dem U-CI Netzwerk übernahm die Realisation des IT-Projekts. Konzeption, Projektsteuerung, Programmierung – alles aus einer Hand.
Die Umsetzung erfolgte im agilen Projektmanagement: als erstes wurde das Intranet entwickelt und parallel dazu die ersten Apps (Essen, Bewohner, Anlässe, Technischer Dienst usw.) erstellt und eingeführt. Durch aktive Einbindung der Mitarbeiter und deren Engagement wurde auch die Optimierung schnell durchgeführt.